GoBD im Onlinehandel: Was Sie wissen müssen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Machen Sie bei Ihrer Buchführung alles ganz genau - und vor allem ganz genau richtig? 

E-Commerce im Alltag: Ihr Onlineshop ist in vollem Betrieb. Täglich treffen neue Bestellungen ein, aus denen Rechnungen, Gutschriften und andere Belege entstehen. Viele Abläufe sind längst automatisiert, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Klingt soweit gut, oder?

Doch hinter den Kulissen wächst das Archiv: digitale - vielleicht sogar analoge - Dokumente und Transaktionen stapeln sich.

Und dann passiert es: Eine Betriebs- oder Steuerprüfung steht an – möglicherweise sogar unangekündigt. Ein Moment, der oft Anspannung auslöst und nachdenkliche Überlegungen oder gar Zweifel aufkommen lässt. Denn ein Besuch des Finanzamts bedeutet:

1. Mehrarbeit.
   
2. Gedanken, die unweigerlich aufkommen, selbst wenn man überzeugt ist, alles korrekt erledigt zu haben: “Wurde wirklich alles präzise dokumentiert?”, “Finden die Betriebsprüfenden doch etwas, das wir übersehen haben?” oder “Hoffentlich funktioniert jetzt der Datenzugriff reibungslos…”
   
   

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen an Ihre Buchführung gestellt werden und wie Sie diese mühelos und effizient erfüllen. Wir teilen To-do’s & Tipps, mit denen Sie Haftungsrisiken vermeiden und eine stabile, rechtskonforme Basis für Ihr Unternehmen schaffen. So sind Sie im Fall einer Steuerprüfung jederzeit bestens vorbereitet - und sichern langfristig die Zukunft Ihres Geschäfts.

Genau hier kommt die GoBD-Konformität ins Spiel. Sie sorgt nicht nur für Rechtssicherheit und mehr Seelenfrieden, sondern stärkt gleichzeitig das Vertrauen von Partnern, Kunden und Behörden.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen seit 2015 klare Regeln fest:

• Ihre Buchführung muss ordnungsgemäß, nachvollziehbar und unveränderbar sein.
• Die digitale Verwaltung und Archivierung Ihrer Unterlagen ist präzise geregelt.
• Darüber hinaus definieren die GoBD Standards für die Überwachung des Buchführungsprozesses, die Verfahrensdokumentation und die internen Kontrollen.

Egal ob Einzelunternehmen oder DAX-Konzern – die GoBD gelten für jedes steuerpflichtige Unternehmen. Auch für Sie als Onlinehändler.

GoBD im Detail: Die Herausforderungen im Onlinehandel

Unternehmen, die die GoBD-Anforderungen nicht erfüllen, riskieren, dass Betriebsprüfende die formale Richtigkeit ihrer Rechnungslegung anzweifeln. 

Werden die Vorgaben der GoBD missachtet, drohen empfindliche Konsequenzen. Dazu gehören finanzielle Sanktionen wie Bußgelder sowie steuerliche Nachteile, etwa Schätzungen oder der Verlust des Vorsteuerabzugs. Auch das Risiko von intensiveren Steuerprüfungen oder sogar strafrechtlichen Ermittlungen steigt. Darüber hinaus kann ein Verstoß das Vertrauen in das Unternehmen erheblich beeinträchtigen und langfristige negative Folgen für den geschäftlichen Erfolg haben.

Kurz gesagt: Die Einhaltung der GoBD ist unverzichtbar.

Geprägt von der Digitalisierung und Internationalisierung des Handels, bringt die Umsetzung der GoBD für E-Commerce-Unternehmen oft noch zusätzliche Herausforderungen mit sich. 

So zum Beispiel im Omnichannel-Business: Verkäufe aus unterschiedlichen Kanälen – vom eigenen Webshop über Marktplätze bis hin zu Social-Media-Plattformen – macht die Datenerfassung- und Dokumentation komplex und erfordert eine klar strukturierte, lückenlose und ordnungsgemäße Erfassung aller Transaktionen. Ebenso beim internationalen Verkauf und grenzüberschreitendem Handel - insbesondere bei Dropshipping, gelten spezielle umsatz- und mehrwertsteuerliche Anforderungen, die korrekt verwaltet und dokumentiert werden müssen. 

Auch das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung sorgt für Kopfzerbrechen. Viele IT-Systeme bieten keine geeignete Export-Schnittstelle, um Daten GoBD-konform bereitzustellen. Hinzu kommt, dass Daten teilweise nicht über die gesamte Aufbewahrungsdauer verfügbar sind.

Ein weiteres Problem: die Verfahrensdokumentation. Für viele Unternehmen bleibt sie ein Rätsel – oder, wie man es hier passend nennen kann, ein Buch mit sieben Siegeln.

Gewusst?

Office-Lösungen wie Word oder Excel schaffen keine verlässliche Basis für GoBD-konforme Prozesse. Sie nutzen keine integrierten Zugriffskontrollen, sie verhindern unbemerkte Änderungen nicht und protokollieren Bearbeitungsschritte nicht automatisch. Aus diesen Gründen ist laut GoBD der Einsatz solcher Programme beispielhaft für unzulässige Vorgänge.

Ein typisches Szenario: Elektronisch erfasste Transaktionen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem gelangen über eine Datenschnittstelle in ein Officeprogramm. Dort verändern Sie die Daten ohne Protokollierung. Anschließend importieren Sie diese bearbeiteten Informationen zurück in das Ursprungssystem. Dieser Ablauf widerspricht den GoBD-Anforderungen.

Softwarelösungen als Schlüssel zur GoBD-Konformität:

Buchführung, die sich im Onlinehandel von selbst erledigt 

Der Teufel steckt wohlgemerkt im Detail. Im Zentrum stehen Ihre digitalen Belege und ihre buchhalterischen und steuerlichen Prozesse. Eine geeignete Softwarelösung kann diese gemäß den GoBD-Standards spürbar vereinfachen, indem sie folgende Herausforderungen adressiert:

  1. Vollständige und richtige Daten

Erfassen und speichern Sie alle relevanten Geschäftsvorfälle lückenlos und präzise. Dazu gehören Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Zahlungsdaten sowie Korrekturen und Stornobelege. GoBD-konforme Rechnungssoftware gewährleistet dabei Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung, Unverlierbarkeit und Unveränderbarkeit.

2. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Strukturieren Sie Ihre Daten klar und verknüpfen Sie diese mit den zugehörigen Belegen. Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert dies, indem sie Buchungsinformationen und Bearbeitungsschritte direkt mit dem Beleg verbindet. Ein revisionssicheres Dateiformat sowie die feste Zuordnung von Buchung und Beleg sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Idealerweise werden zusätzlich auch andere wichtige Dokumente wie Preisabsprachen, Verträge oder E-Mails inklusive Anhängen verknüpft und archiviert. Besonders praktisch sind Lösungen, die ein Outlook-Plugin bieten, um relevante Mails direkt und ohne Umwege in Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware zu übertragen.

3. Unveränderbarkeit

Schützen Sie Ihre Daten vor Manipulationen durch revisionssichere Protokollierung und Archivierung. Geschäftsvorfälle dürfen nach ihrer Verbuchung weder überarbeitet noch gelöscht werden. Einmal erfasste Informationen bleiben unverändert. 

Nachträgliche Änderungen sind zwar erlaubt, müssen jedoch vollständig und nachvollziehbar protokolliert werden. So bleibt der ursprüngliche Inhalt erhalten, und jeder Vorgang ist von Anfang bis Ende klar erkennbar. Das gewährleistet, dass Sie jederzeit auf unverfälschte und verlässliche Unterlagen zurückgreifen können.

4. Zeitgerechte Erfassung

Erfassen Sie alle Geschäftsvorgänge umgehend. Standardisierte Abläufe und klar definierte Verantwortlichkeiten helfen dabei, Verzögerungen zu vermeiden. Kasseneinnahmen und -ausgaben – also Transaktionen mit Bargeld – müssen täglich erfasst und verbucht werden. Für bargeldlose Transaktionen haben Sie bis zu zehn Tage Zeit, die entsprechenden Belege zu erfassen.

GoBD-konforme Softwarelösungen unterstützen Sie dabei, indem sie Berichte in Echtzeit bereitstellen und Ihnen direkten Zugriff auf alle wichtigen Daten ermöglichen.

5. Direkter Datenzugriff & Maschinelle Auswertbarkeit

“Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein.” – so steht es in den Richtlinien. Das bedeutet, Ihre Buchhaltungssoftware muss einen geeigneten Zugang für die Finanzbehörde bereitstellen. Gewähren Sie den prüfenden Behörden einen direkten Zugriff auf Ihre Daten durch Datenexporte in verschiedenen Formaten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Software Dokumente maschinell auswerten kann, indem beispielsweise das passende Format gewählt wird. Praktisch ist zudem eine Volltextsuche, mit der bestimmte Dokumente gezielt gefunden werden können. Gibt ein Prüfer ein Schlüsselwort ein, sollte die Software alle relevanten Dokumente anzeigen, die dieses Schlüsselwort enthalten.

6. Aufbewahrungsfrist

Elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für Geschäftsunterlagen wie E-Mails gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren, abhängig von ihrem Inhalt.

7. Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation fungiert wie ein Handbuch.  Die GoBD verlangen, dass Sie in einer umfassenden Dokumentation den gesamten organisatorischen und technischen Ablauf der Archivierung, verwendeten Techniken und beteiligten Personen beschreiben. Gleichzeitig dokumentieren Sie im internen Kontrollsystem die Funktionstrennung in Ihrem Unternehmen. Dieses Handbuch hilft dem Finanzamt, im Falle einer Steuerprüfung jeden digitalen Vorgang präzise zu prüfen und nachzuvollziehen.
Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, unterschiedliche Workflows und Zuständigkeiten für verschiedene Geschäftsvorfälle zu erstellen und somit die Nachweisbarkeit aller steuerrelevanten digitalen Vorgänge automatisiert sicherzustellen.

8. Sicherheit

Schützen Sie alle elektronischen Daten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust. Dies gelingt durch technische Maßnahmen wie Zugriffskontrollen über sichere Passwörter oder die Verwendung elektronischer Signaturen - Standard bei Softwarelösungen.

Ob spezialisierte Buchhaltungssoftware oder E-Commerce-ERP – die Wahl sollte sich an Ihren individuellen Anforderungen orientieren. Achten Sie darauf, dass die Lösung speziell auf den Onlinehandel ausgerichtet ist, sämtliche GoBD-Standards erfüllt, regelmäßig aktualisiert wird und einen zuverlässigen Support bietet.

Cloud-Software bietet den Vorteil, dass Ihre Daten auf sicheren Servern redundant gespeichert werden – das heißt, mindestens zweimal an verschiedenen Serverstandorten. Wenn Sie eine Cloud-Lösung nutzen, stellen Sie sicher, dass diese auf Servern betrieben wird, die dem EU-Recht unterliegen. Mit einer Software, die in Deutschland oder der EU gehostet wird, bewegen Sie sich auf der rechtlich sicheren Seite. Systeme, die außerhalb der EU – beispielsweise in den USA – betrieben werden, verstoßen oft gegen hiesige Datenschutzvorschriften, indem sie Dritten, wie Geheimdiensten, Zugriffsmöglichkeiten durch eine „Hintertür“ gewähren.

Mit Sicherheit ausgezeichnet

IDW PS 880 – Ihre Garantie für Compliance und Kontrolle

PlentyONE ist nach IDW PS 880 zertifiziert – einem offiziellen Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland. Dieser Standard definiert klare Richtlinien für die Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und Kontrolle von IT-gestützten Prozessen. Ziel ist es, die Integrität und Verfügbarkeit von Dokumenten über einen langen Zeitraum sicherzustellen.

Eine Zertifizierung nach IDW PS 880 zeigt, dass eine Softwarelösung verlässliche, nachvollziehbare und manipulationssichere Abläufe garantiert. Damit schaffen Sie als Onlinehändler eine rechtskonforme Grundlage, die selbst strenge Wirtschaftsprüfungen in Ihrem Unternehmen souverän bestehen lässt.

Fazit: Sicher durch jede Prüfung mit der richtigen Software

Was früher die GDPdU waren, sind heute die GoBD. Mit dem BMF-Schreiben von November 2014 hat die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form aktualisiert. Die konsequente Einhaltung dieser Vorgaben sichert langfristig die Stabilität und Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

Setzen Sie auf eine Software, die Ihren Geschäftsalltag nachhaltig entlastet und Sie sicher durch jede Prüfung begleitet. Eine zertifizierte Lösung wie PlentyONE unterstützt Sie dabei, sämtliche relevanten Anforderungen der GoBD zu erfüllen.

Ordnungsgemäße Buchführung ist zudem Teamarbeit. Schulen Sie Ihre Teams, etablieren Sie transparente Prozesse und setzen Sie auf verlässliche Technologien, die regelmäßig von Experten geprüft werden. So schaffen Sie eine solide Grundlage für den Erfolg und die Zukunft Ihres Unternehmens.

Erfahren Sie, was PlentyONE noch zu bieten hat, um Ihnen das unternehmerische Leben im E-Commerce leichter, sicherer und reibungsloser zu machen. 

Disclaimer: Dieser Blogbeitrag dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen, sich eine Steuerberatung einzuholen oder Ihren Rechtsanwalt zu konsultieren.