Ab dem 01. Januar 2025 tritt eine wichtige gesetzliche Änderung in Kraft: Die elektronische...
In vielen Unternehmen werden E-Rechnungen immer noch ignoriert, obwohl diese bereits seit 01.01.2025 als Standard zwischen Unternehmen festgeschrieben sind!
Man muss wissen, dass bereits ca. 30 % der Eingangsrechnungen E-Rechnungen sind. Diese werden in den Unternehmen aber zumeist gar nicht erkannt, da aktuell zu 95 % das ZUGFeRD-Format genutzt wird. Dieses ist eine PDF-Datei, die den xml-Datensatz der E-Rechnung „versteckt“ beinhaltet. Dadurch ist es auf den ersten Blick gar nicht erkennbar, dass es sich um eine E-Rechnung handelt.
Warum ist es wichtig E-Rechnungen zu erkennen?
Wie das BMF (Bundesministerium der Finanzen) in mehreren Schreiben deutlich gemacht hat, gilt bei E-Rechnungen ausschließlich der xml-Datensatz. Der sichtbare PDF-Teil (bei hybriden Formaten wie z.B. ZUGFeRD) ist für die steuerliche Betrachtung nicht relevant.
Daher muss eine E-Rechnung nicht nur erkannt, sondern auch anders behandelt werden: Der xml-Datensatz der E-Rechnung muss mit geeigneten Tools ausgelesen und geprüft werden.
Wie muss der E-Rechnungsdatensatz geprüft werden?
Eine reine Inhaltliche Prüfung des E-Rechnungsdatensatzes nach §14 UStG ist hierbei nicht ausreichend. Es reicht also nicht, den E-Rechnungsdatensatz mit einem Anzeigetool zu prüfen, ob alle steuerrelevanten Daten enthalten sind. Wichtig ist zusätzlich die vollständige Validierung der Datenstruktur nach der Norm EN 16931. Nur wenn alle Kriterien der Norm erfüllt werden, ist es eine gültige (valide) E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich ungültige E-Rechnungen verarbeite?
Nur vollständig validierte und geprüfte E-Rechnungen sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das hat das BMF ebenfalls in mehreren Schreiben deutlich gemacht. Bei der Verarbeitung von ungültigen E-Rechnungen droht also die Vorsteuerrückzahlung bei der nächsten Steuerprüfung.
Da aktuell noch ca. 80 % der erstellten E-Rechnungen fehlerhaft sind, schlummert hier ein sehr hohes Steuerrisiko. Sie können Ihr individuelles Vorsteuerrisiko ganz einfach berechnen:
Summe Vorsteuerbeträge aus allen Eingangsrechnungen * 30 % (Anteil der E-Rechnungen) * 80 % (Anteil der fehlerhaften E-Rechnungen) = Summe VorsteuerrisikoAm Beispiel einer Firma mit 1.000.000 € netto Einkaufsvolumen: 190.000 € * 30 % * 80 % = 45.600 € Vorsteuerrisiko
Wie kann ich das verhindern?
Um dieses Vorsteuerrisiko zu verhindern, müssen Sie ungültige E-Rechnungen strickt ablehnen. Aber Sie sollten Ihrem Lieferanten auch den genauen Grund der Ablehnung mitteilen. Nur so kann er die E-Rechnung korrigieren und Ihnen eine neue korrekte E-Rechnung zusenden. Das ist auch für Ihren Lieferanten sehr wichtig, da er sonst fehlerhafte Rechnungen erstellt und damit
auch ein steuerliches Risiko trägt.
Muss das so kompliziert sein?
Nein, mit dem eBill Service E-Rechnungsportal erfüllen Sie die Anforderungen sowohl beim Empfang als auch beim Versenden von E-Rechnungen. Zudem kann es einfach in bestehende Systeme und Prozesse integriert werden. Melden Sie sich jetzt an und testen es 30 Tage kostenlos.*
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Über den Autor
Peter Möller
Peter Möller ist Gründer und Geschäftsführer der eBill Service GmbH. Er berät E-Commerce-Händler und Dienstleister und entwickelt mit der eBill Service GmbH ein umfassendes und ganzheitliches E-Rechnungs-Portal für Unternehmen.
